Compliance en dossiers

AVG in het onderwijs: leermiddelen, leveranciers en ouders

In het onderwijs gaat veel via digitale leermiddelen, elk met een eigen leverancier. Dat betekent veel verwerkers en veel afspraken. Daarnaast zijn er de rechten van ouders en leerlingen. Wij brengen leermiddelen, leveranciers en verwerkingen in kaart en zetten ze in een register dat de school kan bijhouden. Juridisch advies geven wij niet. Op maat bij uw organisatie, met een training die doorloopt tot het zelf gaat.

U krijgt een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Elke methode brengt een eigen leverancier met zich mee.

Een docent probeert een nieuwe app.

De ICT-coördinator hoort het later.

Welke verwerkersovereenkomst geldt?

De afspraken staan bij het bestuur.

Ouders vragen wat u met foto's doet.

Het beleid is nooit opgeschreven.

Zo pakken we het aan

We beginnen bij de leermiddelen en werken naar het geheel.

Leermiddelen inventariserenWelke systemen en apps gebruikt worden en door wie.
LeveranciersafsprakenOvereenkomsten en de status per leverancier.
Beleid vastleggenFoto's, communicatie met ouders, bewaartermijnen.

Wat u krijgt

Een school die weet welke gegevens waar staan.

LeermiddelenregisterSystemen en leveranciers.
AfsprakenoverzichtMet status.
Beleid voor foto's en communicatieAfgestemd op de school.
Uitleg aan docentenHoe u nieuwe middelen aanvraagt.

Zo werken we

Geen standaardpakket vol lege mappen. We bouwen op uw verplichtingen en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We zetten op een rij welke documenten uw keurmerken en certificaten vragen, en waar ze nu staan.

Bouwen

We bouwen het overzicht, de herinneringen en het dossier, en zetten uw bestaande documenten erin.

Uw team houdt bij

We leren uw team het dossier bijhouden en lopen de eerste herinneringen samen door.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw verplichte documenten staan op één plek en uw team houdt ze zelfstandig actueel. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een dossier blijft alleen op orde als iemand het bijhoudt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het bijhouden routine is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over privacy in uw organisatie

AVG in het onderwijs: leerlinggegevens aantoonbaar beheerdScholen en opleiders verwerken gegevens van kinderen. Leg vast welke, waar en hoe lang. Met een voorproefje: uw documenten en vervaldata op een rij.AVG-regels voor het onderwijs: leerlingen, ouders, leveranciersDe AVG-regels voor onderwijs gaan over leerlinggegevens, ouders en leveranciers. Zo legt u het vast. Met een voorproefje van uw documenten en vervaldata.AVG privacy in de praktijk: beleid dat uw team kentEen privacyverklaring op de website is niet genoeg. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Arbo onderwijs: gebouw, personeel en BHV van uw schoolArbo-verplichtingen voor scholen en onderwijsinstellingen: gebouw, personeel en BHV. Met een voorproefje: overzicht van uw documenten en vervaldata.AVG en privacy: wat is het verschil en wat regelt uAVG is de wet, privacy is het bredere begrip. Wat u in de praktijk moet vastleggen en bijhouden. Met een voorproefje van uw documenten en vervaldata.AVG voor een gemeente: registers, verwerkers en rollenVoor gemeenten en gemeentelijke organisaties: verwerkingen, FG en verwerkers op orde en beheerd. Met een voorproefje van uw documenten en vervaldata.BHV in het onderwijs: honderden leerlingen, een paar bedrijfshulpverlenersScholen hebben BHV nodig bij wisselende roosters en veel jonge bezoekers. Wij houden het bij. Met een voorproefje: documenten met vervaldata op een rij.Privacy en AVG: wat u in uw bedrijf moet kunnen laten zienPrivacy is het onderwerp, de AVG de wet. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en voorbeeld-vervaldata, op maat.

Alles over privacy in uw organisatie → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Moet elke app worden goedgekeurd?

Een app die leerlinggegevens verwerkt, moet worden beoordeeld voordat docenten hem gebruiken. We leggen die route vast.

Hoe zit het met foto's van leerlingen?

Dat hangt af van doel en toestemming. Uw adviseur kan het beoordelen. Wij leggen het beleid vast.

Is dit voor het mbo of de universiteit ook?

Ja. De principes gelden voor elke onderwijsorganisatie.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal keurmerken en certificaten, het aantal medewerkers en middelen dat u bijhoudt en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie al uw vervaldata op een rij.

Vertel welke keurmerken of certificaten u nodig heeft. Wij maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.

  1. Uw voorproefjeEen overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw verplichte documenten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Compliance en dossiers → · Kennisbank