Compliance en dossiers

De toezichthouder privacy: wanneer u contact heeft en wat u klaar moet hebben

Met de toezichthouder voor privacy heeft een bedrijf contact bij een datalekmelding, bij een klacht of bij een onderzoek. Dat zijn drie verschillende situaties met verschillende stukken. Wij helpen u voor elk te weten wat u op tafel moet kunnen leggen en wie het contact voert. We blijven tot uw team het zelf kan, en nemen geen contact met de toezichthouder over.

U krijgt een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Contact met de toezichthouder is zelden gepland.

Een klant diende een klacht in.

Wij kregen een brief en vergaderden drie dagen.

We moeten een lek melden.

Wie doet het, met welke gegevens?

Er komt een onderzoek.

We weten niet waar te beginnen.

Zo pakken we het aan

Drie situaties, drie korte draaiboeken.

Situaties beschrijvenMelding, klacht en onderzoek elk met eigen stappen.
Rollen toewijzenWie het contact voert, wie de stukken verzamelt, wie de directie informeert.
Een situatie naspelenWe spelen één situatie met uw team na.

Wat u krijgt

Een draaiboek per contactmoment met de toezichthouder.

Draaiboek meldingStappen en gegevens bij een datalek.
Draaiboek klachtHoe u reageert en wat u verzamelt.
Draaiboek voor een onderzoekWelke stukken u verzamelt en wie dat doet, vanaf het eerste bericht.
Doorloop met de directieEen sessie waarin iedereen zijn rol in een melding, klacht of onderzoek leert kennen.

Zo werken we

Geen standaardpakket vol lege mappen. We bouwen op uw verplichtingen en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We zetten op een rij welke documenten uw keurmerken en certificaten vragen, en waar ze nu staan.

Bouwen

We bouwen het overzicht, de herinneringen en het dossier, en zetten uw bestaande documenten erin.

Uw team houdt bij

We leren uw team het dossier bijhouden en lopen de eerste herinneringen samen door.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw verplichte documenten staan op één plek en uw team houdt ze zelfstandig actueel. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een dossier blijft alleen op orde als iemand het bijhoudt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het bijhouden routine is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over audit, certificaten en vervaldata

Alles over audit, certificaten en vervaldata → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Voeren jullie contact met de toezichthouder?

Nee. Dat doet uw eigen verantwoordelijke of adviseur. Wij zorgen dat zij de stukken hebben.

Moet ik elke klacht doorgeven aan de toezichthouder?

Nee. De toezichthouder kan een klacht zelf van een klant ontvangen. Uw adviseur bepaalt wat u zelf meldt.

Hoe snel moet ik reageren?

Op een brief staat doorgaans een termijn. Het draaiboek zorgt dat u die haalt.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal keurmerken en certificaten, het aantal medewerkers en middelen dat u bijhoudt en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie al uw vervaldata op een rij.

Vertel welke keurmerken of certificaten u nodig heeft. Wij maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.

  1. Uw voorproefjeEen overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw verplichte documenten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Compliance en dossiers → · Kennisbank