Compliance en dossiers › Kennisbank › Persoonsgegevens en rechten van betrokkenen › wanneer verwerk je persoonsgegevens
Compliance en dossiers

Wanneer verwerk je persoonsgegevens? Vaker dan u denkt

Een naam in een offerte, een foto op de website, een rooster: dat is al verwerken. Voor een bedrijf is de vraag dus niet of, maar waar. Wij brengen met u in kaart waar persoonsgegevens binnenkomen, blijven en weggaan, en leggen dat vast in een dossier dat u zelf kunt onderhouden.

U krijgt een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Wat u niet kent, kunt u niet beveiligen of verantwoorden.

Wij hebben alleen een klantenlijst.

Er staan ook sollicitanten, zzp'ers en bezoekers in beeld.

Het zit in die oude mailbox.

Niemand heeft gekeken wat er staat.

Dat doet marketing apart.

Zonder dat de rest het weet.

Zo pakken we het aan

We beginnen met kijken, niet met papier.

Rondgang per afdelingIn korte gesprekken halen we op welke gegevens waarvoor worden gebruikt.
Gegevensstroom tekenenWaar komen ze vandaan, waar staan ze en wie krijgt ze.
Overzicht omzetten naar dossierHet resultaat wordt uw register met eigenaren en bewaartermijnen.

Wat u krijgt

Voor het eerst een eerlijk beeld van uw gegevens.

Overzicht van gegevenssoortenWelke gegevens, van wie, en waar.
StroomschemaEen tekening die laat zien hoe gegevens door uw organisatie gaan.
Lijst van aandachtspuntenWaar gegevens te lang blijven staan of te breed toegankelijk zijn.
Praktische uitlegWe leren uw team zelf te beoordelen wanneer een nieuw proces gegevens verwerkt.

Zo werken we

Geen standaardpakket vol lege mappen. We bouwen op uw verplichtingen en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We zetten op een rij welke documenten uw keurmerken en certificaten vragen, en waar ze nu staan.

Bouwen

We bouwen het overzicht, de herinneringen en het dossier, en zetten uw bestaande documenten erin.

Uw team houdt bij

We leren uw team het dossier bijhouden en lopen de eerste herinneringen samen door.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw verplichte documenten staan op één plek en uw team houdt ze zelfstandig actueel. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een dossier blijft alleen op orde als iemand het bijhoudt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het bijhouden routine is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over persoonsgegevens en rechten van betrokkenen

Persoonsgegevens verwerken en kunnen aantonen waaromWie persoonsgegevens verwerkt, moet het kunnen onderbouwen. Met een voorproefje: verplichte documenten en voorbeeld-vervaldata, op maat gemaakt.Verwerken persoonsgegevens van personeel, klanten en sollicitanten: wat u per groep regeltPersoonsgegevens verwerken in HR, verkoop en administratie. Met een voorproefje: uw verplichte documenten en vervaldata.Het verwerken van persoonsgegevens als levenscyclus: van verzamelen tot wissenDe levensloop van persoonsgegevens in uw bedrijf: verzamelen, delen, bewaren, wissen. Met een voorproefje: uw verplichte documenten en vervaldata.Verwerken van persoonsgegevens: bijna alles wat u doetBijna alles wat u met persoonsgegevens doet is verwerken. Leg vast wat, waarom en met welke grond. Met een voorproefje van uw documenten en vervaldata.Verwerken persoonsgegevens AVG: toestemming of een andere grondslag, en hoe u dat vastlegtPersoonsgegevens en de AVG: grondslag en toestemming in uw dossier. Met een voorproefje: uw verplichte documenten en vervaldata.AVG persoonsgegevens: een overzicht van wat uw bedrijf bewaartVoor u iets kunt beschermen, moet u weten welke persoonsgegevens u heeft. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.De bescherming van persoonsgegevens in techniek en gedragPersoonsgegevens beschermen vraagt techniek en afspraken. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Persoonsgegevens en de AVG: wat u moet kunnen laten zienPersoonsgegevens en de AVG vragen een dossier dat klopt. Wij richten het in. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten.

Alles over persoonsgegevens en rechten van betrokkenen → · Kennisbank

Veelgestelde vragen

Is een e-mailadres een persoonsgegeven?

In veel gevallen wel, zeker als het naar een persoon verwijst. Uw adviseur kan het per situatie beoordelen. Wij leggen het vast.

Moeten we alles opnieuw inventariseren?

We beginnen met wat u al hebt. Het doel is een compleet beeld, niet dubbel werk.

Hoe lang duurt zo'n inventarisatie?

Dat hangt van de grootte van uw bedrijf. We stemmen het planning vooraf met u af.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal keurmerken en certificaten, het aantal medewerkers en middelen dat u bijhoudt en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie al uw vervaldata op een rij.

Vertel welke keurmerken of certificaten u nodig heeft. Wij maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.

  1. Uw voorproefjeEen overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw verplichte documenten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Compliance en dossiers → · Kennisbank