Compliance en dossiers

Biometrische data op het werk: eerst afspraken, dan techniek

Gebruikt uw bedrijf vingerafdrukken, gezichtsherkenning of een pasje met biometrie voor toegang of tijdsregistratie? Dat zijn bijzondere persoonsgegevens. Wij leggen vast welke u verwerkt, waarvoor en hoe lang, en richten de techniek zo in dat alleen wie het mag ziet.

U krijgt een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Biometrie lijkt handig. De gevolgen zijn groter dan bij een pas.

De klok herkent vingerafdrukken.

Wie weet waar die staan?

Een medewerker vraagt om verwijdering.

U weet niet hoe.

De leverancier bewaart de data.

In welk land en hoe lang?

Zo pakken we het aan

We beginnen bij wat u gebruikt en waarom.

Wat u gebruiktWaar u biometrie inzet en wie de gegevens beheert.
Onderbouwing bij biometrische dataWaarom het nodig is, en of een lichter alternatief kan; uw jurist beoordeelt.
Techniek afstemmenToegang, bewaartermijn en verwijderen in de techniek.

Wat u krijgt

Wat u erna kunt tonen:

Inventaris biometrieElke toepassing met leverancier.
Vastgelegde onderbouwingHet waarom, op papier.
Verwijderroute bij biometrische dataWat u doet bij een verzoek.
Leveranciersafspraken bij biometrische dataWat uw leverancier bewaart.

Zo werken we

Geen standaardpakket vol lege mappen. We bouwen op uw verplichtingen en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We zetten op een rij welke documenten uw keurmerken en certificaten vragen, en waar ze nu staan.

Bouwen

We bouwen het overzicht, de herinneringen en het dossier, en zetten uw bestaande documenten erin.

Uw team houdt bij

We leren uw team het dossier bijhouden en lopen de eerste herinneringen samen door.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw verplichte documenten staan op één plek en uw team houdt ze zelfstandig actueel. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een dossier blijft alleen op orde als iemand het bijhoudt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het bijhouden routine is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over persoonsgegevens en rechten van betrokkenen

Biometrische gegevens in uw bedrijf: wat u moet kunnen onderbouwenBiometrie is een bijzonder persoonsgegeven. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Biometrische persoonsgegevens: een wachtwoord dat u niet kunt wijzigenBiometrische persoonsgegevens zijn gevoelig en niet te vervangen. Wij regelen toegang en verwijdering. Met een voorproefje: documenten en vervaldata.Biometrische gegevens onder de AVG: extra zorg nodigBiometrische gegevens zoals vingerafdrukken vragen extra zorg. Leg vast of u ze gebruikt en op welke grond. Met een voorproefje van uw vervaldata.Biometrische gegevens en de AVG: wat u vooraf moet hebben liggenBiometrische gegevens vallen onder strenge AVG-regels. Wij helpen vastleggen wat u doet en waarom. Met een voorproefje: documenten en vervaldata in beeld.Contact met de Autoriteit Persoonsgegevens: leg vooraf vast wie het doetWie belt de Autoriteit Persoonsgegevens en met welke gegevens? Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Een datalek melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens: uw draaiboekBij een datalek telt de snelheid. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.AVG persoonsgegevens: een overzicht van wat uw bedrijf bewaartVoor u iets kunt beschermen, moet u weten welke persoonsgegevens u heeft. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.De bescherming van persoonsgegevens in techniek en gedragPersoonsgegevens beschermen vraagt techniek en afspraken. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.

Alles over persoonsgegevens en rechten van betrokkenen → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Mogen we biometrie voor toegang gebruiken?

De AVG kent hier strenge voorwaarden. Dat beoordeelt uw jurist of functionaris gegevensbescherming. Wij brengen de feiten bij elkaar.

Hoe lang mogen we biometrische gegevens bewaren?

Niet langer dan nodig. De termijn leggen we per toepassing vast.

Kunnen we beter stoppen met biometrie?

Dat kan soms. We laten zien welke alternatieven er zijn en wat het kost aan gemak.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal keurmerken en certificaten, het aantal medewerkers en middelen dat u bijhoudt en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie al uw vervaldata op een rij.

Vertel welke keurmerken of certificaten u nodig heeft. Wij maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.

  1. Uw voorproefjeEen overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw verplichte documenten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Compliance en dossiers → · Kennisbank