Compliance en dossiers

Een privacybeleid dat meer is dan een document

Een privacybeleid beschrijft hoe uw bedrijf met persoonsgegevens omgaat. Het wordt pas bruikbaar als er een werkwijze, rollen en bewijs achter zitten. De tekst stelt u op met uw adviseur. Wij zorgen dat het beleid bij uw dagelijkse systemen en afspraken past. Op maat, en we blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

U krijgt een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Een beleid op de server verandert niets aan wat er op de werkvloer gebeurt.

We hebben een beleid.

Niemand heeft het gelezen.

Het beleid zegt dat wij dit doen.

Maar doen we dat ook?

Wanneer is het voor het laatst herzien?

Een datum staat er niet op.

Zo pakken we het aan

Beleid, werkwijze en bewijs naast elkaar.

Beleid lezenWe bekijken uw beleid en zetten de beloften op een rij.
ControlerenBij elke belofte staat welk bewijs of welke werkwijze erachter zit.
HerzienHet beleid krijgt een eigenaar, versie en jaarlijkse controle.

Wat u krijgt

Een beleid dat gekoppeld is aan wat u echt doet.

BeloftelijstWat het beleid zegt, met per punt de werkwijze.
GatenoverzichtBeloften zonder werkwijze of bewijs.
Eigenaar, datum en oude versiesWie het beleid beheert, wanneer het is bijgewerkt en waar de vorige versies staan.
Samenvatting voor medewerkersEen korte versie in gewone taal.

Zo werken we

Geen standaardpakket vol lege mappen. We bouwen op uw verplichtingen en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We zetten op een rij welke documenten uw keurmerken en certificaten vragen, en waar ze nu staan.

Bouwen

We bouwen het overzicht, de herinneringen en het dossier, en zetten uw bestaande documenten erin.

Uw team houdt bij

We leren uw team het dossier bijhouden en lopen de eerste herinneringen samen door.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw verplichte documenten staan op één plek en uw team houdt ze zelfstandig actueel. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een dossier blijft alleen op orde als iemand het bijhoudt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het bijhouden routine is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over avg-documenten en verwerkingsregister

Privacybeleid maken dat op uw bedrijf pastEen privacybeleid maken vraagt om input uit uw bedrijf. Met een voorproefje: verplichte documenten en voorbeeld-vervaldata, op maat gemaakt.Een privacy verklaring die klopt met uw verwerkingsregisterEen privacyverklaring die overeenkomt met wat uw bedrijf echt doet. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten.Privacy voorwaarden die kloppen met wat uw bedrijf doetPrivacyvoorwaarden moeten kloppen met wat u doet. Met een voorproefje: een overzicht van uw verplichte documenten en voorbeeld-vervaldata, op maat.Privacy voorwaarden website: wat er staat en wat de site doetDe privacyvoorwaarden op uw site moeten kloppen met wat de site doet. Met een voorproefje: verplichte documenten en vervaldata, op maat.AVG toestemming vastleggen en intrekbaar makenEen toestemming moet u kunnen aantonen. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Een AVG verwerkersovereenkomst voor elke leverancier die het nodig heeftElke leverancier die persoonsgegevens verwerkt, vraagt een overeenkomst. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Een bewaartermijn AVG per soort gegevens in uw bedrijfVoor elke soort persoonsgegevens hoort een bewaartermijn. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Bewaartermijnen AVG omzetten naar een opruimroutineBewaartermijnen werken alleen als u ook opruimt. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.

Alles over avg-documenten en verwerkingsregister → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Schrijven jullie het privacybeleid?

Nee. De inhoud stelt u op met uw adviseur. Wij zorgen dat het in uw werkwijze en dossier terugkomt.

Hoe vaak moet het beleid worden herzien?

Dat bepaalt u met uw adviseur. Wij leggen de termijn vast en bewaken hem.

Moeten medewerkers het beleid kennen?

Ja, en een bevestiging dat ze het gelezen hebben, kunt u bij ons bijhouden.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal keurmerken en certificaten, het aantal medewerkers en middelen dat u bijhoudt en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie al uw vervaldata op een rij.

Vertel welke keurmerken of certificaten u nodig heeft. Wij maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.

  1. Uw voorproefjeEen overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw verplichte documenten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Compliance en dossiers → · Kennisbank