Compliance en dossiers

AVG toestemming vastleggen en intrekbaar maken

Als toestemming uw grondslag is, moet u kunnen laten zien wie toestemming gaf, wanneer, waarvoor en hoe ze die kunnen intrekken. Wij zetten dat in een register en koppelen het aan de plekken waar toestemming binnenkomt. De vraag of toestemming de juiste grondslag is, beoordeelt uw jurist. Op maat, en we blijven tot uw team het bijhoudt.

U krijgt een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Toestemming wordt vaak gevraagd en niet vastgelegd.

Hebben ze hier toestemming voor gegeven?

Het staat ergens op een formulier.

Hij wil zijn toestemming intrekken.

Het is niet duidelijk bij wie hij moet zijn.

Wanneer was dat?

Er is geen datum geregistreerd.

Zo pakken we het aan

We leggen elke toestemming vast met bron, doel en datum.

Plekken in kaartWaar vraagt u toestemming: formulieren, website, balie, overeenkomsten.
Register opzetten bij uw toestemmingenPer toestemming wie, wanneer, waarvoor en in welke versie van de tekst.
Intrekken regelenEen vaste route om toestemming in te trekken.

Wat u krijgt

Een register dat u kunt tonen als iemand vraagt waar zijn toestemming is.

ToestemmingsregisterPersoon, doel, datum en tekstversie.
IntrekrouteEén adres of formulier, direct verwerkt.
Teksten bijgehoudenEen historie van de toestemmingsteksten die u gebruikte.
Instructie aan uw team bij uw toestemmingenWat te doen met een toestemming die op papier binnenkomt.

Zo werken we

Geen standaardpakket vol lege mappen. We bouwen op uw verplichtingen en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We zetten op een rij welke documenten uw keurmerken en certificaten vragen, en waar ze nu staan.

Bouwen

We bouwen het overzicht, de herinneringen en het dossier, en zetten uw bestaande documenten erin.

Uw team houdt bij

We leren uw team het dossier bijhouden en lopen de eerste herinneringen samen door.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw verplichte documenten staan op één plek en uw team houdt ze zelfstandig actueel. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een dossier blijft alleen op orde als iemand het bijhoudt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het bijhouden routine is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over avg-documenten en verwerkingsregister

Toestemming AVG: wie gaf wanneer waarvoor akkoordToestemming volgens de AVG vastleggen en kunnen aantonen. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en een voorbeeld.Een AVG verwerkersovereenkomst voor elke leverancier die het nodig heeftElke leverancier die persoonsgegevens verwerkt, vraagt een overeenkomst. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Een bewaartermijn AVG per soort gegevens in uw bedrijfVoor elke soort persoonsgegevens hoort een bewaartermijn. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Bewaartermijnen AVG omzetten naar een opruimroutineBewaartermijnen werken alleen als u ook opruimt. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Verwerkersovereenkomst AVG: per leverancier gesloten en bewaaktVerwerkersovereenkomsten onder de AVG bijhouden per leverancier. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Een AVG bewaartermijn bepalen en bewakenDe AVG kent geen vaste bewaartermijn. U bepaalt en onderbouwt hem. Wij leggen hem vast. Met een voorproefje: uw documenten en vervaldata op een rij.AVG bewaartermijnen per afdeling op één lijstBewaartermijnen per afdeling: HR, financiën, sales. Eén overzicht dat iedereen kan raadplegen. Met een voorproefje: uw documenten en vervaldata op een rij.AVG en cookies: toestemming, uitleg en vastleggingCookies op uw website: wat u moet melden, waarvoor u toestemming vraagt en hoe u dat vastlegt. Met een voorproefje: uw documenten en vervaldata op een rij.

Alles over avg-documenten en verwerkingsregister → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Is toestemming altijd nodig?

Nee. Soms zijn andere grondslagen beter, zoals een overeenkomst. Uw jurist kan dat beoordelen.

Hoe lang is een toestemming geldig?

Dat hangt van het doel. Uw jurist kan adviseren of u na een tijd opnieuw moet vragen.

Kunnen we toestemming uit oude systemen overnemen?

Alleen als aantoonbaar is dat ze voldeed. Uw jurist beoordeelt dat. Wij laten zien wat u wel en niet kunt aantonen.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal keurmerken en certificaten, het aantal medewerkers en middelen dat u bijhoudt en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie al uw vervaldata op een rij.

Vertel welke keurmerken of certificaten u nodig heeft. Wij maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.

  1. Uw voorproefjeEen overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw verplichte documenten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Compliance en dossiers → · Kennisbank