Compliance en dossiers

Privacy en persoonsgegevens in uw bedrijf: wat u moet bijhouden

Persoonsgegevens zijn alles waaraan een mens kan worden herkend. Privacy is het recht dat daarover gaat. In uw bedrijf vertaalt dat zich naar een lijst: welke gegevens u heeft, waarom, waar ze staan en wie erbij kan. Wij maken die lijst en de afspraken eromheen. Op maat, en we blijven tot uw team het zelf onderhoudt.

U krijgt een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Zonder lijst weet u niet wat u moet beschermen.

Wat is het precies?

Wat voor u een persoonsgegeven is, verschilt per situatie.

Waar staat het?

In meer systemen dan u denkt.

Hoe lang bewaren we het?

Niemand heeft het bepaald.

Zo pakken we het aan

Eerst de gegevens, dan de afspraken.

Vaststellen wat er staatWe lopen met uw team langs systemen en afdelingen en noteren welke persoonsgegevens er zijn en waar ze staan.
Reden en bewaartermijnPer soort gegeven leggen we vast waarom u het bewaart en hoe lang, zoals u dat met uw adviseur bepaalt.
Delen en verwijderenAfspraken over toegang, delen met derden en verwijderen, per soort gegeven.

Wat u krijgt

Een basis waarop alle andere privacyonderdelen kunnen steunen.

Alle soorten persoonsgegevensEen overzicht van alle soorten gegevens met hun bron en het systeem waarin ze staan.
Doelen en termijnenWaarom en hoe lang u iets bewaart.
Regels voor inzageWie bij welke gegevens mag, vastgelegd per rol.
VerwijderrondeEen jaarlijkse ronde om overbodige gegevens te verwijderen.

Zo werken we

Geen standaardpakket vol lege mappen. We bouwen op uw verplichtingen en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We zetten op een rij welke documenten uw keurmerken en certificaten vragen, en waar ze nu staan.

Bouwen

We bouwen het overzicht, de herinneringen en het dossier, en zetten uw bestaande documenten erin.

Uw team houdt bij

We leren uw team het dossier bijhouden en lopen de eerste herinneringen samen door.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw verplichte documenten staan op één plek en uw team houdt ze zelfstandig actueel. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een dossier blijft alleen op orde als iemand het bijhoudt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het bijhouden routine is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over persoonsgegevens en rechten van betrokkenen

Persoonsgegevens en privacy: de administratie die erbij hoortPrivacy begint bij de gegevens zelf. Met een voorproefje: een overzicht van uw verplichte documenten en voorbeeld-vervaldata, op maat.Privacy persoonsgegevens: wat u doet met de gegevens die u heeftWat u met persoonsgegevens doet, moet u kunnen onderbouwen. Met een voorproefje: verplichte documenten en voorbeeld-vervaldata, op maat gemaakt.AVG persoonsgegevens: een overzicht van wat uw bedrijf bewaartVoor u iets kunt beschermen, moet u weten welke persoonsgegevens u heeft. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.De bescherming van persoonsgegevens in techniek en gedragPersoonsgegevens beschermen vraagt techniek en afspraken. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Persoonsgegevens en de AVG: wat u moet kunnen laten zienPersoonsgegevens en de AVG vragen een dossier dat klopt. Wij richten het in. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten.Persoonsgegevens beschermen: toegang, bewaartermijn en logboekPersoonsgegevens beschermen in de praktijk: toegang, bewaartermijnen en logboeken. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten.De bewaartermijn van persoonsgegevens staat vast, ook in uw systemenBewaartermijnen voor persoonsgegevens vastgelegd en bewaakt. Met een voorproefje: uw verplichte documenten en een voorbeeld van vervaldata.Biometrische persoonsgegevens: een wachtwoord dat u niet kunt wijzigenBiometrische persoonsgegevens zijn gevoelig en niet te vervangen. Wij regelen toegang en verwijdering. Met een voorproefje: documenten en vervaldata.

Alles over persoonsgegevens en rechten van betrokkenen → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Wat zijn bijzondere persoonsgegevens?

Gevoelige gegevens, zoals over gezondheid. Uw adviseur legt uit welke extra eisen daarvoor gelden.

Zijn zakelijke gegevens ook persoonsgegevens?

Soms wel, bijvoorbeeld een persoonlijk zakelijk mailadres. Uw adviseur kan dat beoordelen.

Kunnen jullie het overzicht voor ons maken?

We maken het met u en uw team, omdat alleen jullie weten waar gegevens staan.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal keurmerken en certificaten, het aantal medewerkers en middelen dat u bijhoudt en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie al uw vervaldata op een rij.

Vertel welke keurmerken of certificaten u nodig heeft. Wij maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.

  1. Uw voorproefjeEen overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw verplichte documenten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Compliance en dossiers → · Kennisbank