Compliance en dossiers

Een overzicht persoonsgegevens van uw hele bedrijf

Voordat u iets met de AVG kunt, moet u weten welke persoonsgegevens u heeft: van klanten, medewerkers, sollicitanten en leveranciers, en in welk systeem. Dat overzicht ontbreekt bij veel bedrijven. Wij maken het met u, per afdeling en per systeem, en houden het bij. Op maat, en we blijven tot uw team het zelf onderhoudt.

U krijgt een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Wie niet weet welke gegevens hij heeft, kan ze ook niet beschermen.

Wat bewaren we eigenlijk van klanten?

Dat verschilt per afdeling en niemand heeft het bij elkaar.

In welke systemen staan gegevens?

Er zijn er meer dan u denkt.

Wie weet dit?

Iedereen een stukje, niemand het geheel.

Zo pakken we het aan

Afdeling voor afdeling in kaart, met de systemen erbij.

Gesprek per afdelingWe vragen wat er wordt verzameld, waarom en waar het staat.
Overzicht samenstellenDe uitkomsten komen in één lijst, met categorieën en systemen.
Wijzigingen zelf aanvullenNieuwe systemen of werkwijzen vult uw team zelf aan, met een korte vragenlijst bij elke verandering.

Wat u krijgt

Een overzicht dat de basis vormt voor al uw privacyverplichtingen.

GegevensoverzichtAlle soorten persoonsgegevens met bron, doel en systeem.
SystemenlijstWelke systemen gegevens bevatten en wie ze beheert.
Per afdelingEen eigen blad voor HR, verkoop, administratie en uitvoering.
WijzigingsformulierEen korte vragenlijst bij elk nieuw systeem of proces.

Zo werken we

Geen standaardpakket vol lege mappen. We bouwen op uw verplichtingen en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We zetten op een rij welke documenten uw keurmerken en certificaten vragen, en waar ze nu staan.

Bouwen

We bouwen het overzicht, de herinneringen en het dossier, en zetten uw bestaande documenten erin.

Uw team houdt bij

We leren uw team het dossier bijhouden en lopen de eerste herinneringen samen door.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw verplichte documenten staan op één plek en uw team houdt ze zelfstandig actueel. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een dossier blijft alleen op orde als iemand het bijhoudt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het bijhouden routine is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over persoonsgegevens en rechten van betrokkenen

AVG persoonsgegevens: een overzicht van wat uw bedrijf bewaartVoor u iets kunt beschermen, moet u weten welke persoonsgegevens u heeft. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.De bescherming van persoonsgegevens in techniek en gedragPersoonsgegevens beschermen vraagt techniek en afspraken. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Persoonsgegevens en de AVG: wat u moet kunnen laten zienPersoonsgegevens en de AVG vragen een dossier dat klopt. Wij richten het in. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten.Persoonsgegevens beschermen: toegang, bewaartermijn en logboekPersoonsgegevens beschermen in de praktijk: toegang, bewaartermijnen en logboeken. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten.De bewaartermijn van persoonsgegevens staat vast, ook in uw systemenBewaartermijnen voor persoonsgegevens vastgelegd en bewaakt. Met een voorproefje: uw verplichte documenten en een voorbeeld van vervaldata.Biometrische persoonsgegevens: een wachtwoord dat u niet kunt wijzigenBiometrische persoonsgegevens zijn gevoelig en niet te vervangen. Wij regelen toegang en verwijdering. Met een voorproefje: documenten en vervaldata.Een datalek met persoonsgegevens: welke gegevens zijn het en voor wie is het risico?Een datalek met persoonsgegevens is gevoeliger dan een lek van bedrijfsinformatie. Wij helpen beoordelen. Met een voorproefje: documenten en vervaldata.De Autoriteit Persoonsgegevens klopt aan: wat laat u zien?De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de AVG. Wij zorgen dat u kunt laten zien wat u regelde. Met een voorproefje: documenten en vervaldata.

Alles over persoonsgegevens en rechten van betrokkenen → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Is dit hetzelfde als een verwerkingsregister?

Een overzicht van persoonsgegevens is de basis. Het register voegt doelen, grondslagen en bewaartermijnen toe.

Hoe lang duurt het om het overzicht te maken?

Dat hangt af van de omvang van uw bedrijf. We stemmen het met u af in het eerste gesprek.

Kunnen medewerkers hun eigen gegevens inzien?

Dat kan een onderdeel zijn van het dossier. We richten dat in als u dat wilt.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal keurmerken en certificaten, het aantal medewerkers en middelen dat u bijhoudt en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie al uw vervaldata op een rij.

Vertel welke keurmerken of certificaten u nodig heeft. Wij maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.

  1. Uw voorproefjeEen overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw verplichte documenten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Compliance en dossiers → · Kennisbank