Compliance en dossiers

Een verwerkingsregister AVG opbouwen: velden, volgorde en onderhoud

Het verwerkingsregister is een overzicht van alle verwerkingen in uw bedrijf. De AVG noemt welke gegevens erin horen. Hoe u het inricht, is aan u: een Excel, een databank of een eigen omgeving. Wij bouwen het register samen met u op en houden het zo eenvoudig dat uw team het kan bijhouden. We blijven tot dat zo is.

U krijgt een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Een register is geen eenmalige klus. Het is een tabel die elke maand verandert.

Drie versies in omloop.

Welke is de laatste?

Marketing voegt een tool toe.

Niemand werkt het register bij.

Wie heeft het laatst gewijzigd?

Dat is nooit bijgehouden.

Zo pakken we het aan

Eén register, één eigenaar, één werkwijze voor wijzigingen.

Opzet kiezenSpreadsheet of omgeving, naar uw situatie.
Vullen per afdelingElke afdeling vult haar eigen verwerkingen in met onze hulp.
WijzigenEen regel voor het toevoegen en aanpassen van verwerkingen.

Wat u krijgt

Een register dat in uw werk past.

Structuur met de velden uit de AVGDe velden die de AVG noemt, in een logische volgorde.
Log van wijzigingenWie wanneer wat heeft gewijzigd, zodat het register controleerbaar blijft.
Eigenaar met vervangerEen vaste beheerder en een plaatsvervanger.
Herziening in de agendaEen jaarlijks moment om het register na te lopen.

Zo werken we

Geen standaardpakket vol lege mappen. We bouwen op uw verplichtingen en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We zetten op een rij welke documenten uw keurmerken en certificaten vragen, en waar ze nu staan.

Bouwen

We bouwen het overzicht, de herinneringen en het dossier, en zetten uw bestaande documenten erin.

Uw team houdt bij

We leren uw team het dossier bijhouden en lopen de eerste herinneringen samen door.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw verplichte documenten staan op één plek en uw team houdt ze zelfstandig actueel. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een dossier blijft alleen op orde als iemand het bijhoudt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het bijhouden routine is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over avg-documenten en verwerkingsregister

Een AVG-verwerkingsregister opzetten en bijhoudenEen verwerkingsregister opzetten en bijhouden: wat erin hoort, wie vult het en hoe blijft het actueel. Met een voorproefje van uw documenten en vervaldata.AVG toestemming vastleggen en intrekbaar makenEen toestemming moet u kunnen aantonen. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Een AVG verwerkersovereenkomst voor elke leverancier die het nodig heeftElke leverancier die persoonsgegevens verwerkt, vraagt een overeenkomst. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Een bewaartermijn AVG per soort gegevens in uw bedrijfVoor elke soort persoonsgegevens hoort een bewaartermijn. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Bewaartermijnen AVG omzetten naar een opruimroutineBewaartermijnen werken alleen als u ook opruimt. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Toestemming AVG: wie gaf wanneer waarvoor akkoordToestemming volgens de AVG vastleggen en kunnen aantonen. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en een voorbeeld.Verwerkersovereenkomst AVG: per leverancier gesloten en bewaaktVerwerkersovereenkomsten onder de AVG bijhouden per leverancier. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Een AP verwerkingsregister dat klopt en waar mensen in schrijvenEen verwerkingsregister dat u de AP kunt tonen. Wij bouwen het en houden het actueel. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten.

Alles over avg-documenten en verwerkingsregister → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Mag mijn register een Excel zijn?

Ja. Als het actueel en beheerd is. Wij bouwen ook een eigen omgeving als u dat wilt.

Hoe vaak herzie ik mijn register?

Bij wijzigingen, en minstens één keer per jaar.

Wie moet de verwerkingen invullen?

De afdeling die de verwerking doet, met een coördinator.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal keurmerken en certificaten, het aantal medewerkers en middelen dat u bijhoudt en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie al uw vervaldata op een rij.

Vertel welke keurmerken of certificaten u nodig heeft. Wij maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.

  1. Uw voorproefjeEen overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw verplichte documenten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Compliance en dossiers → · Kennisbank