Compliance en dossiers

Verwerken AVG: wat onder het begrip valt en wat u per verwerking regelt

Onder de AVG telt bijna alles wat u met persoonsgegevens doet als verwerken: opslaan, inzien, mailen, wijzigen, verwijderen. Voor elke verwerking moet u een doel en een grondslag hebben, en kunnen laten zien hoe u de gegevens beschermt. Wij lopen met u de verwerkingen in uw bedrijf langs en leggen per verwerking vast wat nodig is. We blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

U krijgt een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Wie niet weet wat er allemaal als verwerking telt, mist er de helft.

Wij verwerken geen gegevens.

Maar we hebben wel klanten, personeel en een mailinglijst.

Alleen inzien telt toch niet?

Het telt wel.

Welk doel hoort bij welke lijst?

Dat is nergens opgeschreven.

Zo pakken we het aan

Eerst alle handelingen, dan het doel en de grondslag per handeling.

Handelingen verzamelenWat u doet met gegevens: opslaan, delen, inzien, verwijderen.
Doel en grondslagPer handeling waarom en op welke grond.
BeschermenWie erbij mag en hoe het is beveiligd.

Wat u krijgt

Een overzicht van wat u verwerkt en waarom.

Lijst van handelingen per afdelingWat elke afdeling met persoonsgegevens doet, in de woorden van de afdeling.
Tabel van doel en grondslagEen regel per verwerking met het doel en de grond waarop u het doet.
Overzicht van beveiligingWie bij welke gegevens mag en hoe ze zijn beschermd.
Vragenronde op de afdelingenEen gesprek met uw eigen mensen, zodat niets over het hoofd wordt gezien.

Zo werken we

Geen standaardpakket vol lege mappen. We bouwen op uw verplichtingen en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We zetten op een rij welke documenten uw keurmerken en certificaten vragen, en waar ze nu staan.

Bouwen

We bouwen het overzicht, de herinneringen en het dossier, en zetten uw bestaande documenten erin.

Uw team houdt bij

We leren uw team het dossier bijhouden en lopen de eerste herinneringen samen door.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw verplichte documenten staan op één plek en uw team houdt ze zelfstandig actueel. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een dossier blijft alleen op orde als iemand het bijhoudt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het bijhouden routine is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over avg-documenten en verwerkingsregister

AVG toestemming vastleggen en intrekbaar makenEen toestemming moet u kunnen aantonen. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Een AVG verwerkersovereenkomst voor elke leverancier die het nodig heeftElke leverancier die persoonsgegevens verwerkt, vraagt een overeenkomst. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Een bewaartermijn AVG per soort gegevens in uw bedrijfVoor elke soort persoonsgegevens hoort een bewaartermijn. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Bewaartermijnen AVG omzetten naar een opruimroutineBewaartermijnen werken alleen als u ook opruimt. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Toestemming AVG: wie gaf wanneer waarvoor akkoordToestemming volgens de AVG vastleggen en kunnen aantonen. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en een voorbeeld.Verwerkersovereenkomst AVG: per leverancier gesloten en bewaaktVerwerkersovereenkomsten onder de AVG bijhouden per leverancier. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Een AVG bewaartermijn bepalen en bewakenDe AVG kent geen vaste bewaartermijn. U bepaalt en onderbouwt hem. Wij leggen hem vast. Met een voorproefje: uw documenten en vervaldata op een rij.AVG bewaartermijnen per afdeling op één lijstBewaartermijnen per afdeling: HR, financiën, sales. Eén overzicht dat iedereen kan raadplegen. Met een voorproefje: uw documenten en vervaldata op een rij.

Alles over avg-documenten en verwerkingsregister → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Wat is een verwerking onder de AVG?

Vrijwel elke handeling met persoonsgegevens, van verzamelen tot verwijderen.

Moet ik elke verwerking vastleggen?

Voor veel bedrijven geldt een registerplicht. Uw adviseur kan het voor u bevestigen.

Wat is een grondslag?

De juridische reden waarom u gegevens mag verwerken, zoals een overeenkomst of toestemming.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal keurmerken en certificaten, het aantal medewerkers en middelen dat u bijhoudt en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie al uw vervaldata op een rij.

Vertel welke keurmerken of certificaten u nodig heeft. Wij maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.

  1. Uw voorproefjeEen overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw verplichte documenten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Compliance en dossiers → · Kennisbank